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Utiliser son combiné téléphonique

13/03/2020
Téléphonie Personnels Enseignants Extérieurs Chercheurs Étudiants

Vous trouverez ci-après les notices d'utilisation des combinés téléphoniques les plus répandus au sein de l'Université

Poste téléphonique Yealink T23G

Les touches contextuelles ont une fonction différente selon l'état du téléphone. Par exemple, les touches « Répondre », « Renvoi », « Silence » et « Refus. » n'apparaissent que lorsque le téléphone sonne.

Sur les téléphones de Yealink, il faut finir la numérotation par « # » pour envoyer l’appel.

1 - Notification d'appels en absence

2 - Numéro interne du poste

3 - Lignes

4 - Accès à la messagerie vocale

5 - Décroché / Raccroché avec un casque

6 - Transfert d’un appel

7 - Derniers appels composés (BIS)

8 - Haut parleur / main libre

9 - Pavé de navigation et touche de validation

10 - Activation / désactivation de la sourdine

11 - Réglage du volume

12 - Augmentation / diminution du volume

13 - Touches de fonction contextuelles

Codes de renvoi

Par défaut : Pour les utilisateurs avec messagerie vocale, les appels déborderons sur celle-ci (Au bout de 30 secondes en standard).

  • Renvoi inconditionnel : *21 + n° du poste + #
  • Renvoi sur non-réponse : *22 + n° du poste + #
  • Renvoi sur occupation : *23 + n° du poste + #
  • Désactiver tous les renvois : *20#
  • État des renvois : *10#, une voix vous indique le statut de la totalité des services activés ou non

Composer le numéro

  • Décrocher ou non le combiné
  • composer le numéro de téléphone
    • Pour les numéros externes, il est nécessaire de composer le préfixe « 0 ».
  • appuyer sur # pour être mis en relation.

Intercepter un appel

  • Composer le *8 + n° du poste qui sonne suivi du #
  • Si votre poste fait partie d'un groupement d'interception, composer simplement le *8 suivi du #

Mettre en attente

  • Pour mettre en attente lors d'une communication, appuyer sur la touche contextuelle « Attente »
  • Pour reprendre la conversation, appuyer sur la touche contextuelle « Reprise »

Appeler un deuxième correspondant en cours de communication

  • Appuyer sur la touche « Attente » puis sur la touche « Nv App. » (nouvel appel)
  • Composer le numéro du deuxième correspondant
  • Après la fin de la conversation avec le second interlocuteur, appuyer sur la touche « Reprise » pour reprendre, le premier.
  • Les touches contextuelles vous indiquent les fonctions accessibles

Conférence à trois sur un téléphone

  • Lorsque vous êtes en communication, appuyer sur « Conf. »
  • Composer le numéro du deuxième correspondant
  • Une fois que celui-ci a décroché, appuyer sur la touche « Ajouter »

Transfert direct

  • Dans le transfert direct, vous n’attendez pas que votre interlocuteur décroche.
  • Appuyer sur la touche « Tran. »
  • Composer le numéro puis valider avec la touche « Effect. »
  • Appuyer sur la touche « Tran. »

Transfert supervisé

  • Dans le transfert supervisé, vous attendez que votre interlocuteur décroche, avant de lui transférer l’appel.
  • Appuyer sur la touche contextuelle « Transfert »
  • Composer le numéro puis valider avec la touche #
  • Une fois que votre destinataire a décroché, vous pouvez annoncer la personne puis appuyer sur la touche contextuelle « Effect. »
  • Appuyer sur la touche de raccourci « Message » ou faire *98 suivi de #
  • Les messages vocaux sont envoyés sur la boite mail ULille avant d’être effacés du serveur.
  • L’accès à la messagerie vocale nécessite un mot de passe qui vous est communiqué par la cellule téléphonie de la DSI.

Les demandes sont à faire auprès de votre assistance informatique de proximité, via le formulaire de demande d'assistance informatique.

Poste téléphonique Avaya 9650C

Les touches contextuelles ont une fonction différente selon l'état du téléphone. Par exemple, les touches « Attendre », « Conf. », « Transf. » et « Terminer » n’apparaissent qu’après avoir décroché le combiné.

 

1 - Notification d'appels en absence

2 - Choix de la ligne

3 - Étiquettes de raccourcis

4 - Non utilisé

5 - Touches de raccourcis

6 - Non utilisé

7 - Accès rapide à la messagerie

8 - Touches de navigation

9 - Touche de validation

10 - Retour à la page d’accueil

11 - Activation / désactivation du casque

12 - Activation / désactivation du volume

13 - Activation / désactivation de la sourdine

14 - Accès au menu avancé du téléphone

15 - Non utilisé

16 - Journal d’appels

17 - Activation / désactivation du haut-parleur

Codes de renvoi

Par défaut : Pour les utilisateurs avec messagerie vocale, les appels déborderons sur celle-ci (Au bout de 30 secondes en standard).

  • Renvoi inconditionnel : *21 + n° du poste + #
  • Renvoi sur non-réponse : *22 + n° du poste + #
  • Renvoi sur occupation : *23 + n° du poste + #
  • Désactiver tous les renvois : *20 #
  • État des renvois : *10 #, une voix vous indique le statut de la totalité des services activés ou non
  • Composer le numéro
  • Décrocher ou non le combiné
  • composer le numéro de téléphone
    • Pour les numéros externes, il est nécessaire de composer le préfixe « 0 ».
  • appuyer sur # pour être mis en relation.

Intercepter un appel

  • Composer le *8 + n° du poste qui sonne suivi du #
  • Si votre poste fait partie d'un groupement d'interception, composer simple le *8 suivi du #

Mettre en attente

  • Pour mettre en attente lors d'une communication, appuyer sur la touche contextuelle « Attente »
  • Pour reprendre la conversation, appuyer sur la touche contextuelle « Reprise »

Appeler un deuxième correspondant en cours de communication

  • Appuyer sur la touche « Attente » puis sur la touche « Nv App. » (nouvel appel)
  • Composer le numéro du deuxième correspondant
  • Après la fin de la conversation avec le second interlocuteur, appuyer sur la touche « Reprise » pour reprendre, le premier.
  • Les touches contextuelles vous indiquent les fonctions accessibles

Conférence à trois sur un téléphone

  • Lorsque vous êtes en communication, appuyer sur « Conf. »
  • Composer le numéro du deuxième correspondant
  • Une fois que celui-ci a décroché, appuyer sur la touche « Ajouter »

Passer alternativement du 1er au 2ème correspondant

  • Appuyer sur la touche « Attente » afin de mettre le premier correspondant en attente.
  • Sélectionner une ligne n’ayant pas d’appel en cours avec les touches haut/bas (8).
  • Composer le numéro du 2ème correspondant.
  • Pour entrer en conférence à trois, appuyer sur la touche contextuelle « Conf. ».

Transfert direct

  • Appuyer sur la touche contextuelle « Transf. »
  • Composer le numéro souhaité puis valider avec la touche « Effect; »

Transfert supervisé

  • Dans le transfert supervisé, vous attendez que votre interlocuteur décroche, avant de lui transférer l’appel.
  • Appuyer sur la touche contextuelle « Transfert »
  • Composer le numéro puis valider avec la touche #
  • Une fois que votre destinataire a décroché, vous pouvez annoncer la personne puis appuyer sur la touche contextuelle « Effect. »
  • Appuyer sur la touche de raccourci « Messagerie » (7) ou taper *98 suivi de #
  • Les messages vocaux sont envoyés sur la boite mail ULille avant d’être effacés du serveur.
  • L’accès à la messagerie vocale nécessite un mot de passe qui vous est communiqué par la cellule téléphonie de la DSI.

Les demandes sont à faire auprès de votre assistance informatique de proximité, via le formulaire de demande d'assistance informatique.

Poste téléphonique Avaya 9620C

Les touches contextuelles ont une fonction différente selon l'état du téléphone. Par exemple, les touches « Répondre », « Renvoi », « Silence » et « Refus. » n'apparaissent que lorsque le téléphone sonne.

1 - Notification d'appels en absence

2 - Choix de la ligne

3 - Étiquettes de raccourcis

4 - Touches de raccourcis

5 - Accès rapide à la messagerie

6 - Touches de navigation

7 - Touche de validation

8 - Retour à la page d’accueil

9 - Activation / désactivation du casque

10 - Activation / désactivation du volume

11 - Activation / désactivation de la sourdine

12 - Accès au menu avancé du téléphone

13 - Non utilisé

14 - Journal d’appels

15 - Activation / désactivation du haut-parleur

Codes de renvoi

Par défaut : Pour les utilisateurs avec messagerie vocale, les appels déborderons sur celle-ci (Au bout de 30 secondes en standard).

  • Renvoi inconditionnel : *21 + n° du poste + #
  • Renvoi sur non-réponse : *22 + n° du poste + #
  • Renvoi sur occupation : *23 + n° du poste + #
  • Désactiver tous les renvois : *20 #
  • État des renvois : *10 #, une voix vous indique le statut de la totalité des services activés ou non

Composer le numéro

  • Décrocher ou non le combiné
  • composer le numéro de téléphone
    • Pour les numéros externes, il est nécessaire de composer le préfixe « 0 ».
  • appuyer sur # pour être mis en relation.

Intercepter un appel

  • Composer le 8 + n° du poste qui sonne suivi du #
  • Si votre poste fait partie d'un groupement d'interception, composer simple le *8 suivi du #

Mettre en attente

  • Pour mettre en attente lors d'une communication, appuyer sur la touche contextuelle « Attente »
  • Pour reprendre la conversation, appuyer sur la touche contextuelle « Reprise »

Appeler un deuxième correspondant en cours de communication

  • Appuyer sur la touche « Attente » puis sur la touche « Nv App. » (nouvel appel)
  • Composer le numéro du deuxième correspondant
  • Après la fin de la conversation avec le second interlocuteur, appuyer sur la touche « Reprise » pour reprendre, le premier.
  • Les touches contextuelles vous indiquent les fonctions accessibles

Conférence à trois sur un téléphone

  • Lorsque vous êtes en communication, appuyer sur « Conf. »
  • Composer le numéro du deuxième correspondant
  • Une fois que celui-ci a décroché, appuyer sur la touche « Ajouter »

Transfert direct

  • Dans le transfert direct, vous n’attendez pas que votre interlocuteur décroche.
  • Appuyer sur la touche « Tran. »
  • Composer le numéro puis valider avec la touche « Effect. »
  • Appuyer sur la touche « Tran. »

Transfert supervisé

  • Dans le transfert supervisé, vous attendez que votre interlocuteur décroche, avant de lui transférer l’appel.
  • Appuyer sur la touche contextuelle « Transfert »
  • Composer le numéro puis valider avec la touche #
  • Une fois que votre destinataire a décroché, vous pouvez annoncer la personne puis appuyer sur la touche contextuelle « Effect. »
  • Appuyer sur la touche de raccourci « Message » ou faire *98 suivi de #
  • Les messages vocaux sont envoyés sur la boite mail ULille avant d’être effacés du serveur.
  • L’accès à la messagerie vocale nécessite un mot de passe qui vous est communiqué par la cellule téléphonie de la DSI.

Les demandes sont à faire auprès de votre assistance informatique de proximité, via le formulaire de demande d'assistance informatique.

Poste téléphonique SNOM 710-720

Remarque :
Pour les appels internes, composer directement les 4 chiffres du numéro de votre correspondant.
Pour les appels externes, composer directement le numéro de votre correspondant, sans le préfixer avec un 0 supplémentaire.

  • Avec le combiné
    • Composer le numéro de téléphone de votre correspondant et décrocher le combiné.
  • En mode mains libres (haut-parleur)
    • Composer le numéro de téléphone de votre correspondant et appuyer sur la touche « Speaker »
  • En utilisant le journal d'appels
    • 1) Allez sur « Listes » et sélectionnez la liste correspondante. Appuyez sur la touche "Confirmation" pour ouvrir la liste désirée.
    • 2) Sélectionnez le numéro souhaité et confirmez avec la touche "Confirmation"
  • En utilisant l'annuaire LDAP
    • 1) Appuyez sur la touche  « directory » (SNOM 720) ou sur la touche « Annuaire » (SNOM 710).
    • 2) Saisissez la première lettre du nom ou plus si nécessaire puis lancez la recherche avec la touche "Confirmation"
    • 3) Choisissez le correspondant avec les flêches, et appuyez sur la touche "Confirmation" pour lancer l'appel.
  • Avec le combiné
    • Décrochez le combiné.
  • Avec un casque
    • Appuyez sur la touche "Confirmation"
  • Avec le haut-parleur / micro
    • Appuyez sur la touche « speaker » pour activer le haut-parleur / micro et prendre l'appel.

Mettre en attente

  • Mettre en attente
    • Appuyez sur la touche « hold » ("Mettre en pause" - SNOM720) ou sur « Attendre » (SNOM710)
    • Les appels mis sur pause sont affichés par le texte de l'écran, par la LED clignotant lentement en vert/rouge sur la ligne (soit lorsque les quatre premières touches de fonction programmables ne sont pas occupées) et par la LED de l'affichage d'appel allumée en vert/rouge.
    • Vous pouvez alors transférer l'appel mis sur pause, prendre d'autres appels ou mettre sur pause d'autres appels.
  • Reprendre l'appel
    • en appuyant sur la touche « hold »  (SNOM720) ou sur « Attendre » (SNOM710)
    • ou la touche de ligne correspondante, vous reprenez l'appel mis sur pause.

Double-appel et va-et-vient

  • Si un autre appel arrive lorsque vous êtes en communication, il est signalé par l'apparition d'un combiné qui sonne sur l'écran et par une tonalité de signal d'appel.
  • Vous avez alors 3 options :
    • Vous pouvez prendre en compte l'appel entrant et mettre ainsi l'appel actif automatiquement en attente.
    • Vous pouvez refuser l'appel entrant avec la touche d'interruption . L'appelant a le message d'occupation
    • Si vous ne faites rien, l'appelant sonne pendant 30 secondes puis arrive sur votre répondeur avec le message de non réponse

Transférer un appel

Vous avez 2 possibilités pour transférer un appel depuis votre téléphone.

  • Indirect (avec mise en relation)
    • Appuyez sur la touche Hold  (SNOM720) ou sur « Attendre » (SNOM710)
    • Composez le numéro de l'autre ligne.
    • Confirmez avec la touche "Confirmation"
    • Lorsque l'appel est pris en compte, annoncez l'appel à transmettre.

Confirmez avec la touche de transfert  (SNOM720) ou sur « Trf » (SNOM710)

Direct (sans mise en relation)

  • Appuyez sur la touche de transfert  (SNOM720) ou sur « Trf » (SNOM710)
  • Sélectionnez le numéro auquel l'appel doit être transmis.
  • Confirmez avec la touche "Confirmation"

Réaliser une conférence à 3
Votre téléphone peut établir une conférence entre vous-même et 2 autres correspondant. Pour cela :

  • 1. Appeler votre 1 er correspondant (ou décrocher s'il s'agit d'un appel entrant)
  • 2. Appuyez sur la touche Hold  (SNOM720) ou sur « Attendre » (SNOM710)
  • 3. Composez le numéro de l'autre ligne. Confirmez avec la touche "Confirmation"  et attendez que l'appel s'établisse.
  • 4. Appuyez sur le bouton « Conf ». La conférence démarre et tous les participants s'entendent.
  • 5. Pour terminer la conférence appuyez sur le bouton "Interrompre" . L'appel se termine pour tous les participants.

Si votre poste dispose d'une messagerie vocale, les appels non répondus sont dirigés automatiquement vers votre répondeur au bout de 30 secondes (approx 7 sonneries).

  • Consulter la messagerie vocale
    • Appuyez sur la touche VoiceMail .
    • Celle-ci est allumée lorsque vous avez recu un nouveau message.
    • Vous pouvez également composer le numéro *98.
  • Personnaliser votre messagerie vocale
    • Appuyez sur la touche VoiceMail ou composer *98.
    • Pour enregistrer votre message d'accueil sur non réponse
      • Appuyez sur « 0 » puis sur « 1 ».
      • Suivez les indications du menu vocal afin de vérifier / confirmer votre enregistrement.
    • Pour enregistrer votre message d'accueil sur occupation
      • Appuyez sur « 0 » puis sur « 2 ».
      • Suivez les indications du menu vocal afin de vérifier / confirmer votre enregistrement.

Vous avez 2 manières d'intercepter un appel.
NB : Vous ne pouvez intercepter un appel que si celui-ci est en train de sonner. S'il a été répondu sur un autre poste, ou si l'appel a basculé sur messagerie, vous ne pouvez plus intercepter l'appel.

  • Interception de groupe
    • Si vous appartenez à un groupe, vous pouvez intercepter le dernier appel reçu sur l'un des téléphones de votre groupe en composant « *8 »
  • Interception dirigée
    • Vous pouvez intercepter l'appel d'un téléphone proche du vôtre en composant le « *8 »
    • directement suivi du numéro du téléphone dont vous souhaitez intercepter l'appel.
    • Par exemple composez le « *86163 » pour intercepter un appel arrivant sur le poste 6163.

Vous avez la possibilité de protéger votre téléphone contre les utilisations non souhaitées en verrouillant le clavier.

Lorsque le verrouillage des touches est activé, aucun numéro sortant ne peut être composé.

  • Afin de verrouiller le téléphone, appuyez pendant plusieurs secondes sur la touche
  • Vous pouvez voir que le téléphone est verrouillé avec le « symbole du verrou » sur l'écran du téléphone snom.
  • Procédez de même pour déverrouiller le téléphone.
  • Code PIN
    • Vous pouvez définir un code PIN qui sera demandé au déverrouillage. Pour cela, utilisez la touche « Menu » , choix « 4 » puis « 4 ».

Snom 710

Le SNOM 710 dispose de 5 touches de fonction programmables.
Un clapet plastique peut être retiré afin d'accéder aux étiquettes et d'écrire si vous le souhaitez le rôle donné aux touches personnalisées.

Snom 720

Le SNOM 720 dispose de 18 touches programmables.

Un clapet plastique peut être retiré afin d'accéder aux étiquettes et d'écrire si vous le souhaitez le rôle donné aux touches personnalisées.

Principes de fonctionnement
Votre téléphone dispose de plusieurs touches programmables, que vous êtes libres de configurer avec l'une des 3 fonctionnalités suivantes.

  • « Line » (par défaut)
    • dans ce mode, la touche programmable vous permet de prendre / raccrocher une ligne de votre téléphone, et de gérer vos appels en cours
      • Touche éteinte : pas d'appel en cours
      • Touche verte clignotante rapidement : un appel entrant
      • Touche verte clignotante doucement : un appel mis en attente(mise en attente, reprise, va-et-vient).
      • Touche verte allumée : appel en cours
  • « Speeddial »
    • une touche configurée en speeddial vous permet d'appeler instantanément un numéro.
    • Ce mode est à privilégier pour vos correspondants fréquents situés en dehors de votre composante.
  • « BLF »
    • le mode « Busy Light Field » est similaire au mode « speeddial ».
    • Ce mode est à privilégier pour vos correspondants fréquents au sein de votre composante.
    • Il indique l'état téléphonique de votre correspondant :
      • Disponible (touche éteinte)
      • En ligne (touche allumée rouge)

Configuration des touches programmables
Chaque touche est programmable directement depuis le téléphone :

  • Appuyez sur la touche « Menu »  (SNOM720) ou sur « Param » (SNOM710), choix « 1 » puis « 6 ».
  • Sélectionnez, avec la touche de navigation , la touche que vous souhaitez personnaliser et validez avec la touche "confirmation"
  • Choisissez le mode souhaité (« BLF » ou « Speed Dial »)
  • saisissez le numéro de la ligne avec la touche "confirmation"
  • Notes :
    • Les modifications sont actives dès validation.
    • Nous conseillons de laisser au moins 2 touches en mode « Line » afin de permuter facilement entre les appels en cours lors d'un double appel.
    • Si vous avez besoin d'aide pour utiliser le pavé alpha-numérique, référez-vous au Guide de démarrage rapide (lien ci-après)

Si vous souhaitez aller plus loin dans la personnalisation de votre téléphone, vous pouvez utiliser l'interface d'administration Web afin d'accéder à d'autres fonctions.
Référez-vous à la documentation du constructeur Snom pour plus d'informations sur l'interface Web d'administration (voir liens ci-dessous).

Connaître l'adresse IP de son téléphone et accéder à l'interface web d'administration

  • Obtenez l'adresse IP de votre téléphone en appuyant sur la touche « Menu »  (SNOM720) ou sur « Param » (SNOM710), choix « 4 » puis « 1 ».
  • Dans un navigateur Web, entrez http://adresseIPdutelephone/ et appuyez sur Entrer.
  • Le nom d'utilisateur / mot de passe par défaut est guest / guest

Si vous avez besoin de redémarrer le téléphone :

  • Appuyez sur la touche « Menu »  (SNOM720) ou sur « Param » (SNOM710), choix « 4 » puis « 1 ».
  • Validez en appuyant sur « OK »
  • Attention, si votre PC est connecté à votre téléphone, votre PC n'aura plus accès au réseau pendant quelques secondes

Snom 710

Snom 720

  • *98 : Consulter et personnaliser son répondeur
  • *90  : Activer / désactiver le répondeur
  • *99 + numéro de poste : Consulter le répondeur d'un autre poste
  • *25  : Activer / désactiver le mode Ne Pas Déranger
  • *8 : Interception de groupe
  • *8 + numéro du poste XXXX : Intercepter l'appel du poste XXXX
  • *21 + numéro de téléphone : Activer /désactiver le renvoi inconditionnel vers le numéro indiqué
  • *20  :Désactiver tous les renvois
  • *9  :Enregistrer un message audio
  • 9990 à 9998 : Pont de conférence