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Les logiciels à licences mutualisées

13/03/2020
Outils Personnels Enseignants Chercheurs Étudiants Acheter du matériel, des logiciels

Le service d'Ingénierie du Poste de Travail et Achats informatiques (IPTA) de la DSI gère les serveurs de jetons pour l'ensemble de l'Université.

Ces licences sont destinées aux composantes de l'Université. Composante est un terme générique qui pourra désigner des directions et services administratifs, des UFR, des facultés, des laboratoires, des instituts, etc...)

Les principes énoncés ci-dessous sont ceux généralement rencontrés. Toutefois ils peuvent varier en fonction des éditeurs. Les conditions d'usage des logiciels devront donc être étudiées individuellement.

L'étendue des usages peut notamment être réduite à certaines conditions (utilisation autorisée pour l'enseignement et la recherche, mais pas l'administration, par exemple).

Les logiciels à licences mutualisées

Les licences à jetons sont également appelées licences flottantes, concurrentes ou concomitantes.

Les serveurs de jetons permettent de mettre à disposition des licences logicielles lorsque l'utilisateur en a besoin. Un jeton est attribué tant que le logiciel est utilisé puis est rendu disponible pour un autre utilisateur lorsque le logiciel est fermé.

Ainsi, il n'est pas nécessaire d'acheter autant de licences qu'il y a d'utilisateurs, mais il faut avoir toutefois suffisamment de licences flottantes pour permettre à chaque utilisateur d'utiliser le logiciel lorsqu'il en a besoin.

La règle communément admise est d'avoir un jeton pour trois utilisateurs. Il appartient au service IPTA de s'assurer que nous disposons de suffisamment de jetons pour ne pas bloquer des utilisateurs.

Les jetons d'un logiciel constituent un pool commun à tous les utilisateurs et il n'est pas possible de distinguer ou d'attribuer spécifiquement des jetons à des composantes (principe même de la mutualisation).

Généralement, les licences flottantes font l'objet d'une acquisition : on achète la licence la première année. Puis chaque année, on paie un support qui permet de bénéficier des évolutions de versions.

Lorsque nous disposons de suffisamment de licences, le coût annuel se résume au paiement du support qui est réparti sur l'ensemble des composantes qui utilisent le logiciel.

A nombre constant de licences flottantes, plus le nombre d'utilisateurs augmente, plus le coût du support pour un utilisateur diminue. Le calcul de la participation financière des composantes s'appuie sur le nombre d'installations faites sur les ordinateurs d'une composante. Cela correspond également au nombre d'utilisateurs potentiels dans la composante.

Chaque année, en fonction des dates de renouvellement des supports, la DSI

  • recense auprès des composantes, le nombre d'installations (ou d'utilisateurs potentiels) par logiciel,
  • calcule la participation financière de chaque composante,
  • reçoit les bons de commande des composantes à l'attention de la DSI,
  • établit un bon de commande unique au fournisseur.

Le coût est calculé par composante qui émet un seul bon de commande à l'attention de la DSI. Si une ventilation fine des dépenses était nécessaire dans une composante, elle serait réalisée en interne à la composante.

Afin de ne pas pénaliser l'ensemble des utilisateurs et de risquer une indisponibilité des logiciels, le respect des calendriers de renouvellements est impératif.

Une licence monoposte permet d'utiliser un logiciel même lorsque l'ordinateur n'est pas connecté au réseau. Toutefois, cette licence coûte plus cher, car il en faut autant qu'il y a d'utilisateurs.

La licence flottante permet de réduire le nombre d'acquisitions et donc revient moins chère à l'achat et à la maintenance. Elle demande à disposer d'un accès réseau afin d'obtenir un jeton, mais bon nombre de logiciels continue de fonctionner déconnectés du réseau, lorsqu'ils ont obtenu leur jeton.

Enfin, hors du réseau de l'Université, le service VPN proposé par la DSI permet d'accéder aux serveurs de jetons.

Il est donc vivement recommandé de privilégier l'usage des licences flottantes aux licences monopostes.

Licences mutualisées

LocicielUtilisation autoriséeinstallationutilisateursDate anniversaireprocédure d'accès
ArcGISEnseignement, recherche  et administrationsur postes administratifs et salles pédagogiquesPersonnels, enseignants et étudiants11/2020Faire un ticket
AutocadUniquement en enseignement et rechercheen salles pédagogiquesenseignants et étudiants06/2020Faire un ticket

Cosmologic

   

28/02/2020

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Gaussian    Faire un ticket
LabviewUniquement en enseignement et recherchesur postes administratifs et salles pédagogiquesPersonnels, enseignants et étudiants15/01/2021Faire un ticket
Mapple   21/09/2020Faire un ticket
Matlab   31/10/2020Faire un ticket
Origin   15/06/2020Faire un ticket
SPSSEnseignement et administration

sur postes administratifs et salles pédagogiques

Installation sur matériel personnel autorisée (étudiants et enseignants)

Personnels, enseignants et étudiants31/03/2020Faire un ticket