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Utiliser le client de téléphonie Xivo

paru le: 13/03/2020
Téléphonie Personnels Enseignants Chercheurs

Ce logiciel, associé à votre ligne fixe permet de :

  • faire des recherches dans l’annuaire,
  • composer le numéro d'un correspondant en cliquant sur son numéro (Click To Call)
  • gérer vos contacts,
  • envoyer des fax
  • consulter votre journal d’appels,
  • gérer vos renvois d’appels.

Utilisation du client Xivo

Si le logiciel n’est pas installé sur votre poste, vous pouvez le télécharger à cette adresse : http://mirror.xivo.solutions/iso/archives/xivo-2017.03.02/

Vous pouvez lancer Xivo client grâce à l’icône se trouvant sur votre bureau :

Cette opération n’est à faire qu’une seule fois.

  • Double-cliquer sur l’icône Xivo Client.

Dans le menu, en haut à gauche, sélectionner « Configurer ».

  • Une nouvelle fenêtre s’affiche sur votre écran.
  • Cliquer sur l’onglet « configurer » et renseignez les serveurs.
  • Le nom du serveur vous sera communiqué par mél, en même temps que votre mot de passe.
  • Si vous n’avez pas reçu cette communication, effectuez une demande d’intervention sur la plate-forme d’assistance.
    • Note : Si votre client Xivo n’est pas encore configuré ou s’il est déconnecté, l’icône en bas à droite est grise. Une fois configuré, l’icône est orange.
  • Saisissez votre numéro de ligne (5 chiffres).
  • Saisissez votre mot de passe qui vous a été envoyé par mél.
  • Cochez la case « se souvenir de moi »
  • Sur la liste déroulante suivante, choisissez « Sans agent ».

Lorsque vous relancerez votre client Xivo, ces champs seront déjà renseignés.

  • Cliquer sur « ME CONNECTER »
  • Une nouvelle fenêtre apparaît.
  • En haut apparaît votre numéro et votre nom.
  • À droite se trouve un espace permettant d’appeler directement un numéro.
  • À gauche de la fenêtre se trouvent plusieurs icônes.
  • La première en partant du haut vous donne accès à la liste de vos contacts. Ici, vous pouvez aussi rechercher un correspondant de l’Université de Lille qui a un téléphone.
  • Vous pouvez saisir :
    • Le nom complet (prénom nom).
    • Le nom de famille.
    • Un numéro de poste (recherche inversée).
  • Lorsque vous avez trouvé votre correspondant :
    • déplacez le pointeur de la souris sur son numéro
    • cliquez quand « appeler » apparaît
    • Votre téléphone compose le numéro
    • Décrochez votre combiné :
  • Vous avez la possibilité d’envoyer un fax à partir du client Xivo.
  • Le fichier que vous envoyez doit être au format PDF.
  • Pour cela, cliquer sur la deuxième icône à gauche. Une nouvelle fenêtre s’ouvre :

Cliquez sur « parcourir… ». Une fenêtre s’ouvre. Choisissez votre fichier à envoyer.

  • En cliquant sur la troisième icône à gauche, vous accédez à l’historique de vos appels.
  • Dans la fenêtre « tous les appels » vous avez l’ensemble de vos appels (émis [flèche vers le haut], reçus [flèche vers le bas] et manqués [croix]).
  • Vous avez la possibilité de choisir le type d’appel en cliquant sur une des listes « appels émis », « appels reçus » ou « appels manqués ».
  • En mettant le pointeur de votre souris sur le numéro, vous avez la possibilité d’appeler le numéro concerné. Pour cela lorsque « appeler » apparaît, cliquer dessus.

L’icône « Services » permet de gérer vos renvois d’appels.

  • Ne pas déranger
    • si cette case est cochée, votre téléphone ne sonnera pas et votre interlocuteur arrivera directement sur votre messagerie si celle-ci est activée, sinon il sera invité à vous rappeler.
    • Vous avez plusieurs choix concernant le renvoi d’appel :
  • Aucun renvoi d’appel
    • cochez cette ligne pour désactiver le renvoi d’appel.
  • Renvoi inconditionnel vers
    • cochez cette ligne et entrez le numéro du poste ou d’un portable vers lequel renvoyer tous les appels. Votre interlocuteur arrivera immédiatement sur le numéro renseigné.
  • Renvois d’appel simples
    • cocher cette ligne vous permet de déterminer deux types d’action.
    • Renvoi sur non réponse vers
      • Votre téléphone sonnera. S’il n’y a pas de décrochage du combiné, l’appel sera renvoyé vers le numéro que vous aurez renseigné.
    • Renvoi sur occupation vers
      • Si vous êtes déjà en ligne, votre correspondant sera dirigé vers le numéro que vous aurez renseigné.
    • Note : Pour un renvoi vers un numéro externe, n’oubliez pas de le précéder de 0 (zéro) pour sortir.
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