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Planifier une réunion avec Zimbra

13/03/2020
Outils Personnels Enseignants Extérieurs Chercheurs Étudiants

Avec Zimbra, on peut très bien se passer de Foodle/Doodle/Evento si les participants à une réunion utilisent correctement Zimbra, voici comment :

Planifier une réunion avec Zimbra

Chaque personne a un ou plusieurs calendriers.

  • Dans les propriétés de ceux-ci (zone 1), on peut les inclure ou les exclure (zone 2) pour le rapport des disponibilités qui est utilisé dans le planificateur des tâches vu précédemment ;
  • Chaque personne peut définir ses horaires de travail dans les préférences de Zimbra ce qui influera également sur le rapport des disponibilités :
  • Définissez la liste des participants (zone 1).
  • Cliquez sur « Suggérer une heure » (zone 2), Zimbra va alors utiliser les informations qu'il a en sa possession et les réglages définis précédemment pour vous proposer des horaires (zone 4).
  • Cliquez sur « Suggérer un emplacement » (zone 3) pour se voir proposer des salles libres aux horaires définis (zone 5).
  • Si vous souhaitez restreindre les emplacements proposés, vous pouvez cliquer sur la petite roue dentée (zone 6) pour définir vos emplacements préférés.
  • Si des participants sont facultatifs, renseignez-les dans la zone idoine en cliquant sur « Afficher facultatif » (zone 7) ou indiquez-le dans le planificateur en cliquant sur le bonhomme (zone 8).