Reserver une salle avec Zimbra
paru le: 13/03/2020
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Il est désormais possible de demander la réservation de salles en utilisant votre outil Zimbra en ligne.
Pour information, la Direction Logistique a également publié des informations à ce sujet sur le site intranet.
Les salles de réunion sont listées sur cette page intranet.
Attention : ce sytème de réservation de salle ne vaut que pour certaines salles, à priori les salles de réunions des locaux hébergeant les services centraux (en attente de confirmation).
- Veuillez également bien noter la distinction entre demander une réservation (le cas explicité ici) et obtenir la réservation.
- Le planning des réservations effectives (i.e. validées) est disponible sur l'ENT (https://intranet.univ-lille.fr/environnement-de-travail/reserver-une-sal...).
- Certaines ne nécessitent pas de validation, pour celles soumises à validation, vous recevrez un mel de confirmation lorsque votre demande aura été validée par le service concerné.
Pour ce faire :
- Rendez-vous sur la page de Zimbra : https://zimbra.univ-lille.fr
- Rendez-vous dans l'onglet "Calendrier"
- créez un nouvel événement
- Il existe alors plusieurs manières de procder :
- tapez une partie du nom de la salle dans la zone de texte « Endroit » (1) - dans cet exemple : « M4 »
- cliquez sur « Endroit » (zone 2) puis renseignez vos critères ;
- cliquez sur « Suggérer un emplacement » pour laisser Zimbra vous proposer une salle (zone 3)
- Une fois la salle sélectionnée, celle-ci sera ajoutée dans le planificateur avec une icône particulière (zone 4).
- Si celle-ci n'est pas disponible durant le créneau choisi, le nom de la salle (zone 1) passera en rouge avec un message parlant juste en dessous.
- Quant au planificateur, celui-ci sera rempli de bleu indiquant que la salle est « occupée » (zone 5).
Notes :
- Pour le bâtiment Cité Scientifique - M4, la salle de visio et la salle de réunion ne nécessitent pas de validation ;
- les calendriers sont publics, vous pouvez les retrouver dans les partages (onglet « Calendrier », petite roue dentée en dessous de « Nouveau rendez-vous » puis « Rechercher des partages ») ;
- d'autres salles existent, merci de ne pas les utiliser pour le moment